Una dintre tendințele actuale în organizarea de evenimente este utilizarea tehnologiei. O aplicație pentru evenimente poate fi o alegere importantă atât în ceea ce privește bugetul, cât și a resurselor implicate. Un sondaj realizat de Event Manager Blog în ianuarie 2018, demonstrează că principalul factor de decizie în alegerea unei aplicații este costul acesteia, 67% dintre participanți consideră prețul cel mai important. Următorii factori de decizie sunt: utilizarea tehnologiei moderne (60%), integrarea (58%) și suportul pe care aplicația îl oferă (57%), soluțiile all in one (43,2%), recomandări (26,3%), prezența locală (17,6%).

Cele mai cerute caracteristici ale aplicațiilor pentru evenimente sunt networking-ul, implicarea pe care o generează și afișarea agendei. Pe lângă acestea, opțiunea de chat a devenit din ce în ce mai utilizată, iar numărul aplicațiilor care o au integrată a crescut simțitor față de anul trecut, ajungând la 14%. Această opțiune le permite organizatorilor de evenimente să comunice cu participanții la eveniment ca parte a echipei de suport.

Înainte de a luat decizia de a cumpăra o aplicație, orice organizator de evenimente trebuie să stabilească bugetul și să analizeze dacă aplicația va genera rezultatele așteptate. Toți pașii, pornind de la realizarea bugetului, până la evaluarea evenimentului le pot afla la cursul de Planificarea și organizarea evenimentelor susținut de Bianca Preda, trainer al agenției Creative Business Management.

Cum să evaluezi dacă o aplicație funcționează pentru evenimentul tău?

Aproape jumătate dintre participanții la studiu au declarat că utilizează în prezent o aplicație pentru evenimente sau conferințe. Cu toate acestea sunt încă foarte mulți organizatori de evenimente care nu sunt siguri că aplicația va adăuga suficientă valoare evenimentului pentru a justifica prețul acesteia, mai ales dacă bugetul lor este redus. Costul unei aplicații poate ajunge în funcție de caracteristicile disponibile și gradul de personalizare până la 100 000$. În alegerea aplicației este nevoie de o abordare rațională, critică și profesională, precum și de analizarea rapoartelor și clarificarea obiectivelor directe, imediate.

Iată câteva aspecte pe care trebuie să le aibă în vedere cei care doresc să achiziționeze o aplicație pentru evenimente.

Cunoașterea audienței

Dacă ați utilizat anterior o aplicație pentru evenimente, trebuie să aveți acces la o serie de informații precum cine a descărcat aplicația, pe ce suport a fost utilizată, cât de bine a funcționat și care a fost cel mai vizitat conținut. În funcție de analiza acestora veți ști dacă aceasta a avut un randament bun sau nu.

În cazul în care nu ați mai utilizat niciodată o aplicație pentru evenimente, trebuie să vă cunoașteți foarte bine audiența, în special dacă este vorba despre un eveniment nou. Pentru a înțelege cât de utilă este tehnologia în organizarea evenimentului, trebuie să luați în considerare câteva aspecte precum, grupa de vârstă a participanților, categoria socială, rata de utilizare a telefoanelor mobile, interesul pentru social media, disponibilitatea de a oferi feedback și a completa chestionare. Aceste indicatoare pot fi un început pentru a vă înțelege mai bine audiența.

Analizați obiectivele evenimentului

Încă un aspect important este obiectivul evenimentului. Trebuie să știți foarte clar ce vă doriți să obțineți și cum vă poate ajuta aplicația în acest proces. Iată câteva exemple despre obiectivele evenimentului și cum o aplicație poate contribui:

Obiectivul evenimentului: creșterea bazei de clienți și a loialității.

56% dintre aplicațiile analizate, au disponibile funcții pentru creșterea numărului potențialilor clienți. O aplicație pentru eveniment este un mod prin care participanții pot evalua evenimentul, pot oferi recenzii care să vă ajute să îmbunătății serviciile oferite.

Funcțiile cu ajutorul cărora se încurajează implicarea participanților se regăsesc la 89% dintre cele 131 de aplicații analizate pentru raport. Opțiuni care permit distribuirea conținutului, fotografiilor, forumuri sau chat încurajează implicarea oamenilor și crearea de conexiuni.

Obiectivul evenimentului: să fiți perceput ca un lider și un inovator în domeniul vostru.

Domeniul organizării de evenimente este unul foarte competitiv, iar tehnologia vă poate ajuta să vă diferențiați de concurență. Încercați să obțineți feedback de la participanți prin intermediul chestionarelor, poll-urilor și rapoartelor pentru a le oferi o experiență cât mai specială. O aplicație precum Eventmobi conține funcții precum multiple poll-uri live, opțiuni multiple, votare, rezultate anonime care pot fi exportate, rezultate directe cu grafice personalizate și spațiu pentru sponsori. 

Dacă utilizați un chat ar trebui să aveți acces la istoricul conversațiilor pentru a afla dacă publicul a fost interesat de aspecte specifice sau a întâmpinat anumite probleme. Toate aceste informații vă pot ajuta să programați conținutul pentru evenimentul următor și să ameliorați eventualele probleme.

Obiectivul evenimentului: crearea unui eveniment verde aliniat la obiectivele CSR.

Tot mai mulți organizatori de evenimente optează pentru evenimente în care să reducă sau chiar să elimine materialele tipărite. Puteți utiliza o aplicație pentru a le furniza participanților toate informațiile de care au nevoie în format digital. Aplicațiile pentru conferințe și evenimente business permit accesul utilizatorilor la prezentările vorbitorilor și distribuirea informațiilor.  

Obiectivul evenimentului: crearea de oportunități de business pentru participanți, sponsori și expozanți.

Conform studiului, 79% dintre aplicații oferă funcții de networking, indispensabile pentru evenimentele business. O aplicație pentru evenimente poate fi utilă pentru a stabili întâlniri, agende personalizate, pentru a crea conexiuni între recrutori și participanți. Multe aplicații au disponibile profilurile participanților. Aceste opțiuni vă ajută să analizați numărul celor care au descărcat conținutul, numărul click-urilor pe banner-ele sponsorilor.

Obiectivul evenimentului: profitul.

Chiar dacă aplicați implică un cost, aceasta oferă un potențial semnificativ de a economisi și oportunități de a genera profit. De exemplu, automatizarea procesului poate ajuta la gestionarea task-urilor și economisirea timpului. Mai mult, aplicațiile oferă sponsorilor analize detaliate care să îi determine să revină, iar acest lucru îi poate ajuta pe organizatorii de evenimente în obținerea sponsorizărilor. Pentru evaluarea ratei de succes a aplicației și profitabilității acesteia este necesar să formulați obiective specifice atât pentru eveniment, cât și pentru aplicație.

Integrarea mai multor opțiuni și segmentarea utilizatorilor

Organizatorii de evenimente trebuie să lucreze cu instrumente variate pentru a fiecare parte a evenimentului: sisteme de feedback de la participanți, rezervări, agendă. Integrarea cât mai multor funcții este unul dintre principalii factori în alegerea unei aplicații pentru 39.7% dintre organizatorii de evenimente. Asigurați-vă că aplicația integrează cât mai multe dintre nevoile voastre pentru a economisi timp și a elimina pe cât posibil eventualele erori.

Gândiți-vă la diferite grupuri care vor utiliza aplicația și beneficiile pe care aceasta le aduce, de exemplu participanții, vorbitorii, expozanții, sponsorii, presa, VIP-urile și echipa de management. Fiecare dintre aceștia vor avea nevoi și cerințe specifice foarte diferite. Segmentați principalele grupuri și analizați aplicațiile pentru evenimente din fiecare perspectivă. Atunci când optați pentru o anumită aplicație trebuie să vă gândiți cum aceasta ar putea ușura munca sau îmbunătăți experiența tuturor celor care o utilizează.

Anumite aplicații vă permit să creați profiluri diferite care oferă funcții și conținut personalizat în funcție de nevoile fiecărei categorii. De exemplu, cu o singură aplicație presa poate descărca informațiile și comunicatele, event manager-ul poate modera live întrebările primite, iar VIP-urile o pot utiliza pentru a avea acces în spațiile speciale ale evenimentului.

Cercetează opțiunile

Indiferent de cerințe, dacă anticipați principalele voastre nevoi, puteți determina care aplicație se va potrivi cel mai bine. De asemenea, cercetarea este utilă și pentru a afla care sunt costurile. Majoritatea aplicațiilor sunt disponibile și în variante demo, astfel că organizatorii de evenimente pot testa aplicațiile înainte de a le cumpăra. Fie că alegeți să căutați recenzii sau alți utilizatori ai aplicației pe care intenționați să o achiziționați, experiențele alor utilizatori vă vor fi utile. Încă un lucru pe care trebuie să îl aveți în vedere este că există și anumite riscuri atunci când alegeți să utilizați o aplicație. Printre problemele pe care le puteți întâmpina se numără: depășirea bugetului, participanții nu descarcă materialele, nu aveți conexiune WiFi, aplicația nu este compatibilă cu anumite telefoane, sisteme de operare. Sunt aplicații precum Attendify, care pot funcționa și offline. Aplicația este utilă dacă scopul principal al evenimentului este să obțineți un număr cât mai mare clienți și să stabiliți conexiuni între ei prin scanarea cărților de vizită.

De asemenea, este importat și dispozitivul de pe care utilizați aplicația. Sunt aplicații disponibile numai pentru telefoanele mobile, aplicații disponibile pe web și aplicații disponibile în ambele variante.

Caracteristici de bază vs. personalizare

Nu în ultimul rând, atunci când alegeți să achiziționați o aplicație pentru evenimentele voastre trebuie să țineți cont de caracteristicile de bază ale acesteia și de posibilitățile de a o adapta nevoilor voastre specifice. Foarte multe aplicații oferă funcții de bază precum o agendă a evenimentul și înregistrarea online. În funcție de caracteristicile particulare, prețul aplicațiilor poate crește proporțional, astfel că trebuie să analizați și să înțelegeți nevoile voastre și felul în care vă poate ajuta aceasta. Dacă aveți un buget limitat sau rata de utilizare a acesteia a fost mică (puține descărcări) cea mai bună variantă este să alegeți o aplicație standard. Dacă la evenimentele anterioare numărul celor care au descărcat și utilizat aplicația a fost unul ridicat, puteți să personalizați aplicația pentru a răspunde și mai bine cerințelor acestora.

Surse: Event Manager Blog