Trainerul în comunicare și organizare de evenimente, Kelly Freeman, sfătuiește event plannerii să alinieze strategia de business cu cea a evenimentului și să evalueze întotdeauna eficiența acestuia. Kelly Freeman explică în cadrul cursului Strategic Event Management, din 8 iunie, ce va avea loc la București, care sunt cele mai importante abilități și instrumente în organizarea de evenimente și cum pot fi ele folosite de event planneri pentru a aduce beneficii companiei din care fac parte. Acest curs face parte din programul avansat de comunicare Strategic Communication Training organizat de International School of Communication în parteneriat cu agenția de training Creative Business Management.

”Cele mai importante abilități sunt cele de a lucra cu oamenii, cele organizaționale, de project management, colaborare, bugetare și de înțelegere a implicărilor moderne în jurul securității. Să nu uităm de abilitatea de a conecta conținutul cu strategia organizațională în așa fel încât eficiența evenimentului să poată fi dovedită”, a spus Kelly.

Organizatorii de evenimente pot utiliza diferite instrumente pentru a obține feedback, pentru a cunoaște așteptările audienței, dar și pentru a putea evalua rata de succes a evenimentului. În funcție de tipul de eveniment și de publicul prezent se pot utiliza instrumente digitale sau analogice precum: chestionare, focus grupuri, poll-uri, comentarii live post eveniment, cercetarea comportamentului, formulare de evaluare, feedback digital și acoperirea media generată.

Tot mai mulți event planneri aleg să utilizeze tehnologia pentru a le oferi invitaților o experiență unică și memorabilă. În ceea ce privește modul în care digitalul poate fi încorporat într-un eveniment, trainerul ISOC consideră că organizatorii de evenimente trebuie să se adapteze permanent publicului și nevoilor acestuia.

”Evenimentele digitale vor avea rolul lor, de exemplu, când este dificil să aduceți oamenii împreună într-o singură locație sau când trebuie să economisiți costuri de transport, dar este important să construiți două canale care să permită feedback în timp reală și sesiuni de întrebări și răspunsuri pentru a încuraja implicarea”, a explicat Kelly Freeman.

Fiecare eveniment trebuie gândit la un nivel mai amplu în care scopul și livrarea acestuia să se integreze în strategia generală a companiei sau brandului. În funcție de tipul de eveniment, conferință, eveniment intern al companiei sau lansare se pot integra tehnologii care să faciliteze transmiterea mesajului și să asigure o bună receptare a acestuia. ”Digitalul poate fi integrat prin utilizarea social media în jurul evenimentului, considerând tweet-uri și comentariile pe care îți dorești să le generezi și feedback-ul de pe platforma ta care să permită comentarii în timp real. De asemenea, poți include podcast-uri și display vizual care să explice informațiile mai complexe sau să inviți oamenii să participe la un poll live pe o anumită problemă”, a spus expertul în organizarea de evenimente.

Crearea unui eveniment fără o strategie pentru recuperarea investiției și menținerea reputației companie este una dintre principalele erori pe care le fac organizatorii de evenimente. În cele peste două decenii de activitate, Kelly Freeman, a identificat cele mai grave greșeli pe care le poate realiza un organizator de evenimente.

”Cele mai frecvente greșeli sunt să nu conectați conținutul la strategie, să angajați vorbitori înainte de a stabili conținutul, să închiriați o locație fără a verifica disponibilitatea, să aglomerați programul, să închiriați o locație care este fie prea mare, fie prea mică, să cheltuiți bugetul fără a avea o evidență, să promiteți lucruri pe care nu le puteți realiza”. Indiferent dacă este vorba despre locație, program sau buget, evenimentul este despre și pentru oameni, iar misiunea unui organizator de evenimente este să ofere publicului o experiență memorabilă. 

Cursul își propune să aducă organizarea de evenimente la un nivel strategic. Modulele tratează următoarele teme: Crearea conceptului de eveniment, Design-ul evenimentului, Pregătirea evenimentului, Execuția practică a evenimentului. Cursul interactiv le permite participanților să învețe din experiența îndelungată a trainerului și să aplice cunoștințele dobândite în cadrul workshop-urilor.  

Kelly Freeman are o experiență de peste 25 de ani în organizarea de evenimente private și guvernamentale. Toate cunoștințele acumulate în cariera sa sunt transpuse în cursurile pe care le predă cu succes în cadrul International School of Communication  Pe  8 iunie expertul în comunicare strategică și organizare de evenimente va susține un training avansat în organizarea de evenimente dedicat pasionaților și profesioniștilor în domeniu.