Acest articol se referă la prelungirea fazei finale Licitaţie Electronică (LE) într-o procedură de atribuire a unui contract de achiziţie publică, prelungire care am observat că în practica operatorilor economici (societăţi comerciale) crează temeri, neîncredere şi confuzie. Un al doilea subiect abordat se referă la pasul de licitare într-o fază finală LE.

Trebuie să vă reamintesc că aceste facilităţi au fost introduse de către administratorul Sistemului Electronic de Achiziţii Publice (SEAP) începând cu data de 15 octombrie 2009. Astfel, la acea dată a fost publicat în SEAP o notificare prin care se aducea la cunoştinţa celor înregistraţi în sistem, cele două facilităţi. Dumneavoastră ca operatori economici trebuie să cunoaşteţi faptul că aceste două “facilităţi” sunt numite aşa, numai din punctul de vedere al autorităţii contractante (instituţiei publice) organizatoare a procedurii de atribuire a unui contract de achiziţie publică, din simplul motiv că aceasta din urmă este cea care stabileşte regulile jocului. Evident că, prin regulile jocului  trebuie să înţelegeţi regulile pe care trebuie să le respecte organizatorul procedurii de atribuire atunci când îşi defineşte faza finală de Licitaţie Electronică (LE).

Pentru a mai răspândi o parte dintre temerile dumneavoastră ca operatori economici, pentru a vă crea încredere în a participa la cât mai multe proceduri de atribuire cu fază finală de LE şi pentru a nu mai fi confuzi, trebuie să ştiţi că autoritatea contractantă nu prelungeşte faza finală de LE. Prin opţiunile create de SEAP, autoritatea contractantă bifează la completarea machetei de LE facilităţile apărute din 2009: cea de prelungire a acesteia şi cea privind pasul de licitare. Operatorii economici vor lua cunoştinţă despre aceste opţiuni bifate sau nu de către autoritatea contractantă prin Invitaţia primită pe adresa/adresele de E-mail care sunt înregistrate în SEAP.

Prelungirea rundei finale de LE are loc dacă în ultimul minut al acestei runde, parametrul de sistem configurabil de către opeatorul SEAP s-a modificat. Acest lucru arată că s-a modificat prima poziţie din clasament (locul 1 din clasament). Trebuie să cunoaşteţi faptul că, SEAP realizează clasamentul în faza finală de LE, dar nu stabileşte câştigătorul. Nu întotdeauna locul 1 în clasamentul oferit de SEAP este neapărat şi câştigător. Sarcina stabilirii câştigătorului într-o procedură de atribuire a unui contract de achiziţie publică revine în exclusivitate Comisiei de evaluare a ofertelor din cadrul autorităţii contractante.

Suntem la ultimul minut al rundei finale de LE şi are loc modificarea clasamentului.

Ce face SEAP în acest caz?

În acest caz, LE se va prelungi automat cu 5 minute. Cele 5 minute se aplică datei de închidere a LE. Dacă în intervalul de 1 minut până la data de închidere a licitaţiei se produc alte modificări ale clasamentului, termenul de prelungire rămâne cel de 5 minute după data de închidere. Dacă în primele 5 minute de prelungire a licitaţiei are loc o nouă schimbare a clasamentului (locul 1), LE se va prelungi automat cu încă 5 minute de la data modificării clasamentului. Decalarea termenului de finalizare se va face repetitiv, dacă se îndeplineşte condiţia anterioară.

Se poate prelungi LE în zilele nelucrătoare?

Licitarea cu prelungire se va face într-un interval orar stabilit în funcţie de programul de lucru. În cazul în care prin prelungirea licitaţiei, noua oră de finalizare ar depăşi limita superioară a programului de lucru, SEAP va stabili termenul limită de licitare pentru următoarea zi lucrătoare, la 5 minute de la limita inferioară a programului de lucru. Pentru toate zilele lucrătoare intervalul orar de lucru va fi acelaşi.

Care este programul de lucru?

            La paragraful anterior am amintit de programul de lucru în zilele lucrătoare, care nu este altul decât programul SEAP-ului şi anume limita inferioară ora 9.00 AM iar limita superioară ora 17.00.

Pasul de licitare este un procent cuprins între 0.1% şi 0.5% aplicat la valoarea estimată a contractului de achiziţie publică ce urmează să fie atribuit, valoare publicată în Invitaţia/Anunţul de participare din SEAP.

Ce reprezintă acest pas?

Nu este nimic altceva decât valoarea minimă prin care operatorii economici trebuie să-şi îmbunătăţească oferta, valoare obţinută prin aplicarea procentelor mai sus precizate la valoarea estimată a contractului. Evident este faptul că, îmbunătăţirea ofertei reprezintă fie diminuarea elementului supus licitării, fie creşterea acestuia, în funcţie dacă acest element care se licitează este un factor de evaluare direct sau invers proporţional.

Opinia personală:

Facilitatea referitoare la prelungirea perioadei de derulare a ultimei runde de LE în ultimul minut este oarecum binevenită. Se cunoaşte faptul că operatorii economici “stau până în ultimul minut” pentru a depune plicul cu oferte, în cazul unei proceduri care nu se derulează utilizând mijloacele electronice prin SEAP. Şi în cazul fazei finale de LE, în vederea îmbunătăţirii elementului/elementelor ofertei care urmează să facă obiectul procesului repetitiv de ofertare, operatorii economici accesează SEAP-ul tot în “ultimul minut”.

Am menţionat faptul că această facilitate este “oarecum binevenită” din simplul motiv că în legislaţia care reglementează licitaţie electronică aceste două facilităţi nu sunt precizate (pasul de licitare şi prelungirea LE). Voi începe cu a doua facilitate – cea de prelungire! Am în vedere CAP.IV, Secţiunea a 3-a din OUG nr. 34/2006, cu modificările şi completările ulterioare şi CAP.IV din HG nr. 1.660/2006, cu modificările şi completările ulterioare. În nici unul din aceste reglemetări legale nu se menţionează prelungirea rundei de licitaţie electronică ! La art. 41, alin. (1) din HG nr. 1.660/2006 se menţionează durata unei runde de licitaţie electronică, care, după cum se ştie durează o zi, de la data “zi” ora 14.00 până la data de “zi+1” ora 14.00. Singura modalitate în care autoritatea contractantă poate interveni în desfăşurarea licitaţiei electronice este reglementată tot de art. 41 din HG nr. 1.660/2006, dar la alin. (2) şi numai dacă pe parcursul rundei de licitaţie nu se mai introduc valori ale elementului/elementelor ofertei care urmează să facă obiectul procesului repetitiv de ofertare. În acest caz decizia autorităţii contractante poate fi de finalizare a licitaţie electronice.

Autorităţii contractante îi revine obligaţia de a menţiona în Documentaţia de atribuire (Fişa de date a achiziţiei) şi în formularul Invitaţie oferit de SEAP a informaţiilor prevăzute la art. 22, alin. (2) din HG nr. 1.660/2006, cu modificările şi completările ulterioare şi la art. 165, alin. (2)-(4) din OUG nr. 34/2006, cu modificările şi completările ulterioare.

Cum reacţionează în practică operatorii economici la prelungirea duratei ultimei runde de licitaţie electronică?

Îmi pun problema ca nu cumva operatorul economic de pe locul întâi în clasamentul SEAP să conteste procedura tocmai datorită acestei facilităţi în cazul în care un alt concurent aflat pe locul “n” face o modificare în “ultimul minut” şi ajunge pe locul întâi în clasament. Astfel, mai apare întrebarea Câte prelungiri se pot efectua în ultima rundă?

Pentru prima facilitate privind introducerea pasului minim de licitare obligatoriu iarăşi nu există reglemetări legale şi ne vom baza numai pe “detalii suplimentare” care vor fi precizate de către autoritatea contractantă în Documentaţia de atribuire (Fişa de date a achiziţiei).

Trebuie să avem în vedere reglementările legale privind regulile de estimare a valorii contractului de achiziţie publică menţionate la CAP.II, Secţiunea a 2-a din OUG nr. 34/2006, cu modificările şi completările ulterioare. În aceste reguli de estimare nu se menţionează nimic despre cazul în care autoritatea contractantă decide utilizarea fazei finale de licitaţie electronică.

Să presupunem că am stabilit pasul de licitare. Au loc rundele de licitare şi în final sistemul informatic SEAP stabileşte clasamentul final. O altă întrebare care apare este Cum procedează autoritatea contractantă în cazul încadrării în prevederile art. 202, alin. (1) din OUG nr. 34/2006, cu modificările şi completările ulterioare? Acest articol se referă la oferte care au un preţ aparent neobişnuit de scăzut în raport cu ceea ce urmează a fi furnizat, prestat sau executat. Acest articol trebuie coroborat cu prevederile art. 361 din HG nr. 925/2006, cu modificările şi completările ulterioare. Astfel, s-ar putea ca prin rundele de licitaţie electronică şi stabilind un anumit pas de licitare, preţul să ajungă neobişnuit de scăzut în accepţiunea articolelor mai sus amintite. În aceste condiţii Mai poate autoritatea contractantă să solicite ofertantului detalii şi precizări cu privire la ofertă?

            Răspunsul la comportamentul autorităţii contractante în practica achiziţiilor publice îl dau tot eu: în marea majoritate a cazurilor Comisia de evaluare a ofertelor preia clasamentul SEAP ca pe un clasament final şi hotărăsc câştigătoul procedurii poziţia 1 din clasament. Ori, în cazul în care, operatorul economic de pe locul 1 în clasament are un preţ neobişnuit de scăzut, Comisia de evaluare a ofertelor trebuie să solicite clarificări.

Laurenţiu Bogdan NOVĂCESCU

Expert Achiziţii Publice