In ultima vreme, tot mai multe companii si institutii prefera sa foloseasca serviciile unei firme specializate in acest domeniu, deoarece aceasta vine in intampinarea nevoilor lor cu solutii adecvate de optimizare a spatiului de stocare a informatiilor si a datelor, reducand extraordinar de mult costurile, eficientizand fluxul de lucru, securizand informatia.
In trecut existau diverse sectoare de arhiva cu personalul propriu pentru fiecare institutie privata sau publica in parte, astazi insa beneficiile externalizarii acestui serviciu aduce cu sine numai beneficii. Fiecare companie isi doreste succesul, sa poata sa se concentreze asupra propriului business, nu sa isi bata capul cu astfel de lucruri care ingreuneaza si par, la o prima vedere, lipsite de sens. Desigur ca nu este chiar asa, serviciile de arhivare sunt foarte importante, din acest motiv se impune pastrarea documentelor in cea mai buna ordine si stare.
Un studiu recent arata ca aceste firme, care au apelat la serviciile externe pentru managementul documentelor sale, au reusit sa reduca foarte mult costurile. Pentru ca arhivarea nu se refera doar la pastrarea actelor importante o anumita perioada de timp, cat prevede legea, ci si la distrugerea lor intr-un mod adecvat, imediat dupa ce aceasta perioada a expirat, institutiile sunt mai mult decat bucuroase sa lase specialistii sa se ocupe de arhivarea documentelor.
Astfel, o companie are nevoie de cateva servicii importante, precum: arhivarea fizica sau electronica, depozitarea, gestiunea de arhiva, transportul si relocarea arhivei, dar si consilierea tehnica. Desigur nu este vorba despre doar o ambalare sau o impachetare a documentelor in cutii sau aranjarea lor in dosare, ci si despre sortarea lor, despre fondare, ordonare sau selectionare. In acest sens este important de realizat Nomenclatorul Arhivistic, un instrument fara de care nu poate fi conceputa cu adevarat nicio arhiva. Pentru arhivarea electronica se utilizeaza indecsii, iar documentele vor fi scanate, transformandu-le in format digital.
Securizarea datelor este iarasi o etapa importanta de care trebuie sa tina cont orice firma, mai ales datorita faptului ca aproape orice tip de activitate aduce dupa sine si eventuale riscuri sau chiar amenintari. In acest sens, confidentialitatea informatiei trebuie pusa pe primul plan, fiind mult mai usor sa gasesti vinovatul in caz ca ceva s-ar putea intampla. Daca exista un bun management al documentelor, acest lucru determina inclusiv securitatea informatiilor, fiecare angajat avand un acces limitat doar pentru informatiile care sunt de real ajutor in munca pe care o presteaza.
In acelasi timp, o companie reuseste sa scape de obligatia de a detine un spatiu de arhivare, in acest sens, punandu-i-se la dispozitie depozite de arhiva amenajate, echipamente moderne, dar si mijloace de protectie. Daca va fi nevoie de consultarea vreunui document, compania va putea beneficia si de posibilitatea ca actele sa fie aduse direct la sediu cu ajutorul unor masini ale firmei care ofera serviciile de arhivare, intr-un mod cat mai sigur si mai rapid.
In concluzie, orice institutie publica sau privata, care doreste sa-si optimizeze serviciile de arhivare a documentelor proprii, trebuie sa gaseasca partenerul ideal cu care sa colaboreze.
