Calitatea este foarte greu de definit atat de firmele de securitate cat si de clientii acestora. Ambele parti declara: “avem servicii de securitate de inalta calitate – dorim servicii de inalta calitate”. Ce se intampla in realitate si ce conteaza cel mai mult in selectia unui furnizor de securitate atat pe plan global, european dar  si in Romania.

Este un articol destul de lung care explica detaliat practici folosite la nivel european in selectia furnizorilor de securitate atat in sectorul public cat si privat. Presiunea asupra rezultatelor de multe ori insa face ca PRETUL sa fie singurul criteriu de alegere a unui furnizor de servicii de securitate. In acelasi timp conditiile legale care impun serviciile de securitate prin lege, pentru toate firmele, in opinia mea nu este de ajutor in selectia de furnizorilor.

In final doar nevoia unui serviciu poate sa impuna regulile de selectie bazat doar pe cerere -oferta si nevoia reala de securitate a oricarui furnizor. Sunt beneficiari de servicii de securitate care doar respecta la limita minima cerintele legale, neavand o nevoie reala selecteaza din start furnizorul cu pretul cel mai mic posibil fara interes pentru calitatea serviciilor de securitate livrata.

Am extras  din manualul redactat de CoESS : Best Value Manual, opiniile despre calitate servicii.

Cota de piata a contractelor obtinute in baza   licitaţiilor competitive aflata in crestere, impreuna cu taierile bugetare in ceea ce priveste cheltuielile publice presupune ca standardele de calitate sunt stabilite de cumparatori in mare parte din perspectiva preţului platit pentru servicii. Acest lucru are un impact semnificativ asupra condiţiilor de lucru si salariilor în cadrul sectorului, asupra infrastructurii companiilor şi, prin urmare, drept rezultat, asupra serviciului furnizat. Există o preocupare neîntreruptă, amplificată în timpul anilor de criză economică şi financiară, în rândul partenerilor sociali europeni care îi reprezintă pe angajaţii şi lucrătorii din sectorul serviciilor de securitate privată, preocupare legată de faptul că aplicarea principiului de atribuire a contractelor ofertantului cu cel mai mic preţ duce la o coborâre graduală a standardelor calităţii.

Experienţa membrilor CoESS şi UNI-Europa arată că în majoritatea ţărilor europene, în cadrul licitaţiilor pentru servicii de securitate privată, există o presiune crescândă exercitată asupra preţului, un exemplu fiind alegerea ofertantului cu cel mai mic preţ. Acest lucru este alarmant în special atunci când companiile care oferă servicii de securitate privată preiau şi/sau sprijină tot mai mult funcţii sensibile/critice anterior performate de serviciile publice şi astfel ele sunt obligate să devină mai specializate şi să-şi îmbunătăţească calitatea.

Riscurile competiţiei pentru cel mai mic preţ trebuie privite de către cumpărători în contextul securităţii propriei lor organizaţii, al modului în care privesc valoarea propriului lor mediu, al imaginii lor publice şi al costurilor suplimentare de litigiu rezultate din neasigurarea unui serviciu cu standard de calitate înalt. În calitate de cumpărător, dacă ceea ce inspiraţi este asigurarea unei calităţi înalte, în finla aceasta este o situaţie de câştig reciproc:

• serviciile de securitate privată de calitate vă vor face munca mai uşoară atunci când securitatea este garantată.
• trebuie menţionat şi faptul că nu cumpărătorii sunt întotdeauna cei care doresc să opteze pentru cel mai mic preţ, ci sunt obligaţi să facă acest lucru de către legislaţia naţională existentă. Acesta este cazul în unele cadre legislative naţionale din Uniunea Europeană

„Cum vă puteţi aştepta   ca   un agent de pază să reacţioneze în mod corespunzător la un incident de securitate dacă acesta nu a fost instruit în mod adecvat?”

Companiile şi instituţiile care externalizează servicii de securitate către firme specializate fac acest lucru pornind de la presupunerea că aceste firme posedă cunoştinţele şi expertiza necesare pentru a furniza serviciile solicitate în mod consecvent şi în termenii economici cei mai avantajoşi.

Totuşi, acest lucru nu înseamnă în mod automat că aceste companii de servicii de securitate privată sunt capabile să livreze serviciile solicitate la preţul cel mai mic. Dimpotrivă, responsabilităţile tot mai mari preluate de companiile de securitate privată sau date acestora necesită investiţii masive şi consistente în agenţi de pază, echipamente, instrumente şi proceduri.

Calitatea în domeniul securităţii nu este compatibilă cu cel mai mic preţ din motivele subliniate mai jos în următoarea secţiune.

Care sunt avantajele alegerii unei companii de securitate privată de calitate?

• Îndeplinirea integrală a contractului
• Securitate crescută
• Alegere mai bună şi concurenţă echitabilă
• Respectarea totală a legislaţiei
• Imaginea pozitivă a cumpărătorilor şi industriei

CARE SUNT RISCURILE ALEGERII CELUI MAI MIC PREŢ ÎN MOD EXCLUSIV?

 Compromiterea indeplinirii termenilor contractuali:

Alegerea ofertantului cu cel mai mic preţ poate avea ca rezultat rezilierea prematură a contractului, întrucât costurile executării contractului original este posibil să nu mai poată fi susţinute de către compania de securitate privată.

Concurenţă       inechitabilă/neloiala:

Dacă alegeţi un ofertant de calitate scăzută, veţi contribui la concurenţa inechitabilă/neloiala de pe piaţă. Acest lucru se datorează faptul că ofertantul cu preţul cel mai mic nu va putea furniza servicii de calitate bună, ceea ce va determina companiile să concureze numai la categoria preţ, nu şi la nivelul calităţii serviciilor. De asemenea, va avea un efect negativ asupra dvs. în calitate de cumpărător, întrucât vă va limita numarul de companii de calitate bună din rândul cărora aveţi de ales.

Nerespectarea legislaţiei

a. Neachitarea taxelor şi cheltuielilor sociale:

Pentru a furniza oferta cu cel mai mic preţ, unele companii de securitate     privată     recurg     la neachitarea taxelor şi   cheltuielilor social S-a subliniat faptul că, în regulile   UE   aplicabile   achiziţiilor publice,   neachitarea   taxelor   şi cheltuielilor   sociale   sunt   motive obligatorii de excludere (Art. 57.2 şi 57.4 (a) consultaţi capitolul despre legislaţia UE) din procesul de licitaţie în cazul autorităţilor publice aflate în UE sau ţările candidate. Mai mult, Statele Membre ale UE sau ţările candidate pot exclude oferte în care există o încălcare a articolului 18.2.

b.   Nerespectarea legislaţiei muncii:

b.1. Utilizarea de forţă de muncă nedeclarată sau parţial declarată sau angajarea de personal fără respectarea regulilor de muncă şi sociale relevante sau celor prevazute in contractele colective de munca:

Pentru a furniza servicii la cel mai mic preţ, ofertanţii recurg la utilizarea de agenţi de pază nedeclaraţi/neinregistrati sau cu norma partiala, sau angajează personal fără a respecta regulile de muncă şi sociale relevante ori contractele colective de muncă.

UNI- Europa şi CoESS au semnat în 2006 o poziţie comună3 împotriva muncii nedeclarate în sectorul securităţii private, punând accentul pe impactul asupra calităţii serviciilor. Mai mult, legislaţia UE privind achiziţiile publice obligă ofertanţii prin Articolul 18.2 să respecte obligaţiile aplicabile în domeniile legislaţiei mediului, sociale şi muncii stabilite la nivelul Uniunii Europene, la nivel internaţional şi naţional, împreună cu contractele colective.

Aceste practici pot avea un impact negativ asupra dvs. ca şi cumpărător.

b.2. Utilizarea de agenţi de pază tip „umbră/fantoma” şi subcontractarea: 

Pentru a reduce costurile, companiile de servicii de securitate privată recurg la folosirea de agenţi de pază tip „umbră”/”fantoma”.

In fapt aceasta formula nelegala presupune asigurarea unui personal de securitate mai redus ca număr decât cel convenit în mod contractual si mentionat in planurile de paza.

Costurile cu salariile şi contribuţiile sociale pot fi reduse adesea prin trecerea la forţă de muncă pe termen fix şi cu normă parţială şi/sau la agenţi de pază „persoane fizice autorizate” sau detasati pentru a ocoli prevederile contractelor colective de munca. Utilizarea subcontractării pentru unicul scop de a reduce in mod fraudulos costurile cu salariile şi contribuţiile sociale devine, de asemenea, mai frecventă în special în situatiile in care se pot folosi subcontractori care in fapt sunt agenţii de munca temporara.

Aceste practici pot avea un impact negativ asupra dvs. ca şi cumpărător.

3http://www.coess.org/_Uploads/dbsAttachedFiles/Jo int_position_against_undeclared_work_EN.pdf

Nerespectarea legislaţiei privind securitatea privată:

Pot fi găsite dovezi că ofertanţii cu cel mai mic preţ neglijează respectarea legislaţiei privind securitatea privată pentru a reduce costurile. Acest lucru include, adesea, lipsa asigurării instruirilor obligatorii, si a obligatiilor legale de supraveghere si management al serviciilor de paza (sef de tura, sef de obiectiv, inspector)   diminuându-se implicit calitatea serviciilor furnizate.

Neconformitatea poate avea un impact negativ şi asupra cumpărătorului.

Aducerea la cel mai mic multiplu comun:

A opta pentru ofertantul cu cel mai mic preţ va avea un efect dăunător legat de calitatea serviciilor furnizate întrucât cel mai mic cost nu poate justifica instruirile necesare, supervizarea,   managementul serviciilor precum şi asigurarea condiţiilor legale de muncă ale agenţilor de pază.

În consecinţă, pe piaţa cumpărătorilor de servicii de securitate privată se va observa o competiţie pentru aducerea la cel mai mic numitor comun a calităţii serviciilor de securitate privată. Drept rezultat, cumpărătorul va avea mai puţine opţiuni in a alege companii care sa ofere servicii de calitate bună dintre care să aleagă şi să se asigure că obiectivele dvs. de securitate sunt îndeplinite.

Alternativa alegerii ofertantului cu cel mai mic preţ şi un nivel redus de securitate contribuie substanţial la scăderea imaginii industriei în ochii publicului. Acest lucru coboară, de asemenea, percepţia publică   pozitivă   a cumpărătorului care achizitioneaza servicii de securitate ieftine si de slaba calitate.

Prin urmare, acest manual a fost dezvoltat pentru a asista cumpărătorii în alegerea serviciilor de securitate privată de înaltă calitate. Pentru a sprijini în plus cumpărătorii în efortul de a alege companii de servicii de securitate privată cu valoare optimă, sunt subliniate şi bune practici de licitaţie.

CE ÎNSEAMNĂ CALITATE ÎN SECTORUL SERVICIILOR DE SECURITATE PRIVATĂ?

Cel mai bun scenariu

Achiziţionarea de servicii de securitate privată de calitate este o situaţie reciproc avantajoasă pentru cumpărător.

Un agent de pază bine plătit şi motivat este „faţa pe care o vede clientul”, prima persoană pe care o întâlneşte un vizitator atunci când intră într-o clădire/într-un amplasament.

Agenţii de pază de calitate îşi fac munca în mod corect şi previn sau reduc daunele cauzate de infractori, accidente, incendii etc.

Drept rezultat, este posibil ca şi costurile asigurării pentru cumpărători să scadă.

Agenţii de pază de calitate sunt capabili să comunice mai bine cu vizitatorii sau alte persoane, de asemenea în limbi străine.

Mai mult, agenţii de pază de calitate sunt capabili să lucreze şi cu echipament tehnic. Drept consecinţă, cumpărătorul îşi va îndeplini obiectivele ce ţin de asigurarea nivelului de securitate necesar prin intermediul contractării de personal de securitate extern, instruit şi motivat.

Acest lucru asigură, în revanşă, o reputaţie bună şi recuperarea investiţiei, precum şi un teren de jos echitabil pentru companii şi concurenţă loială.

Cel mai rău scenariu

Dimpotrivă, dacă respectivul cumpărător nu investeşte în achiziţionarea de servicii de securitate privată de calitate,

este posibil ca agenţii de pază să nu fie instruiţi corect.

Mai mult, serviciile de securitate cu preţ redus înseamnă că agenţii de pază nu sunt plătiţi corespunzător şi este posibil să decidă să nu se mai prezinte la locul de muncă, lucru care va afecta cumpărătorul.

În plus, o companie care a câştigat o licitaţie pentru a oferi servicii de securitate privată care nu sunt de calitate poate contribui la falimentarea afacerii cumpărătorului în cazul în care ar surveni un incident major, iar clientul ar putea fi tras la răspundere pentru daune. Prin urmare, investiţia în servicii de securitate privată de calitate este vitală încă de la început: cumpărătorul poate avea nevoie să investească în agenţi de pază suplimentari, dar dacă acest lucru ar atenua riscurile de securitate majore i ar evita costurile pe care le suportă cumpărătorul pe termen lung, ar fi o recuperare a investiţiei.

Care sunt bunele practici ale unei licitaţii pentru servicii de securitate privată?

Procedurile adecvate de licitaţie constau în următorii paşi:

Definirea a ceea ce înseamnă o calitate bună şi valoarea optimă pentru cumpărător, conform nevoilor foarte specifice ale acestuia.

 Alegerea criteriilor calităţii care se potrivesc cel mai bine cu nevoile de securitate ale cumpărătorului.

Aplicarea criteriilor calităţii alese asupra licitaţiei pentru a selecta furnizorul de servicii de securitate privată de o calitate bună.

• Atribuirea licitaţiilor pe baza celui mai bun raport calitate/preţ
• Realizarea unui audit înaintea, în timpul şi după executarea contractului
•  Luarea în considerare a companiei de securitate privată ca partener

Atribuirea licitaţiilor pe baza celui mai bun raport calitate/preţ.

Deşi elementul preţ este important, CoESS şi UNI-Europa le recomandă cumpărătorilor să caute cea mai înaltă calitate în raport cu obiectivele şi rezultatele finale stabilite.

Prin alegerea unui serviciu de calitate, cumpărătorii pot fi asiguraţi că agenţii de pază vor fi controlati, ca vor fi instruiţi corespunzător, că vor şti să utilizeze echipamentele adecvate, că se vor prezenta la locul de muncă aşa cum a fost planificat, că vor fi motivaţi, că vor avea un simţ al loialităţii şi mândriei profesionale care este vital în securitate.

Audit înainte şi după atribuirea contractului:

Experienţa arată că uneori ofertanţii care câştigă un contract nu au capacitatea de a îndeplini condiţiile în care este atribuit contractul, inclusiv din cauza ca utilizeaza forta de muncă nedeclarata.

Le recomandăm cumpărătorilor să auditeze ofertantul selectat înainte şi după atribuirea contractului.

Auditul înseamnă verificarea respectării de către ofertant a tuturor condiţiilor, existenţei infrastructurii necesare, respectării integrale a legislaţiei relevante, respectării contractelor colective, achitării taxelor şi contribuţiilor sociale, îndeplinirii specificaţiilor tehnice etc.

Pentru acele audituri se poate face o trimitere la datele disponibile aflate în posesia autorităţilor naţionale, organizaţiilor angajaţilor, oficiilor de poliţie, auditorilor externi etc. În plus, auditarea devine şi mai importantă în cazul în care există un risc de nerespectare a prevederilor legale atunci când cumpărătorii includ condiţii complexe în specificaţiile licitaţiei.

Ofertanţii de servicii de securitate privată sunt partenerii dvs.:

Datorită naturii serviciilor furnizate, de ex. securitatea cetăţenilor şi clienţilor, este important să trataţi companiile de securitate privată ca pe parteneri în găsirea soluţiei de securitate potrivite pentru obiectivele vizate, şi nu să căutaţi ofertantul cu cel mai mic preţ.

Utilizaţi variante numai atunci când acest lucru este relevant pentru contract:

Utilizarea de variante poate fi încurajatoare din punctul de vedere al creşterii şi ajustării productivităţii şi al includerii de criterii sociale în achiziţii.

În acest caz, cumpărătorii le pot cere ofertanţilor potenţiali să depună variante care ar putea include unele de responsabilitate sociala sau cu soluţii inovative şi competitive. Acest lucru înseamnă că cumpărătorul trebuie să stabilească un set minim de specificaţii tehnice pentru serviciul pe care doreşte să-l achiziţioneze, care se va aplica atât ofertei neutre, cât şi variantei acesteia.

Luaţi     în     considerare   dialogul competitiv pentru a sprijini şi asigura calitatea:

Dialogul competitiv ajută la evaluarea calitativă a ofertanţilor. În acest fel, după un dialog cu ofertanţii interesaţi, cumpărătorii le pot cere să depună ofertele finale pe baza soluţiilor prezentate în timpul dialogului.

Această procedură permite selectarea celui mai bun raport calitate/preţ şi o bună practică pentru cumpărarea de servicii de securitate privată de calitate.

DE EVITAT

•  Nu acceptaţi oferte anormal de mici– aveti in informati utile un calculator de pret buget de securitate
•  Nu vă obligaţi să îndepliniţi condiţii inutil de complicate sau ilegale
• Nu fixaţi preţuri pentru întreaga durată a contractului
• Nu acceptaţi licitaţiile electronice
• Nu participaţi la o licitaţie reorganizată şi nu negociaţi după ce preţurile au fost oferite

Oferte anormal de mici:

Conform Regulilor UE privind achiziţiile publice (Articolul 69), dacă cumpărătorii consideră că o ofertă este anormal de scăzută, trebuie să ceară explicaţii înainte de a o respinge. Aceeaşi legislaţie din Articolul 69 stabileşte că aceste explicaţii se pot referi (printre alţi factori) şi la respectarea prevederilor de muncă şi sociale împreună cu cele ale contractelor colective de munca.

Aceste prevederi trebuie să servească şi drept inspiraţie pentru orice cumpărător de servicii de securitate privată, fie privat, fie public. Cumpărătorii trebuie să respingă oferta în care motivul ofertei cu un preţ anormal de mic este fie nerespectarea contractelor de muncă legale/colective, fie motivul nu poate fi justificat în mod satisfăcător.

Atunci când preţurile sunt anormal de mici, acest lucru înseamnă că respectiva companie nu poate asigura infrastructura potrivita pentru a asigura nivelul de securitate necesar etc.

Condiţii inutil de complexe sau ilegale în oferte:

Experienţa   arată că, în unele oferte, cumpărătorii includ cerinţe complexe pentru a   îndeplini condiţiile, cum ar fi un timp de reacţie fix care nu poate fi garantat de orice companie de securitate privată.

În ceea ce priveşte condiţiile ilegale, unele oferte specifică faptul că verificările de fond şi validarea vor fi efectuate de către client, iar acest lucru este ilegal în multe ţări potrivit legislaţiei naţionale privind securitatea privată, în care este obligatoriu ca guvernul să efectueze verificări de fond şi validarea.

Prin urmare, nu este în avantajul calităţii atunci când cumpărătorii le cer companiilor de servicii de securitate privată să efectueze sarcini interzise de lege. Şi nici nu este în avantajul calităţii să ceară îndeplinirea unor condiţii inutil de complexe când majoritatea companiilor de servicii de securitate privată ştiu de la început că nu le pot îndeplini.

Atunci când se includ condiţii complexe sau ilegale, ofertanţii trebuie să le semnalizeze de la bun început cumpărătorului potenţial. În plus, se recomandă să existe posibilitatea de a restabili condiţiile de licitaţie fără penalizări în dialogul cu toate părţile implicate în procedura de licitaţie. În cele din urmă, companiile de servicii de securitate privată şi cumpărătorii trebuie să colaboreze prin dialog pentru a putea garanta că toate specificaţiile îndeplinesc cerinţele legale şi pentru a evita condiţiile complexe nerealiste.

În unele cazuri, cumpărătorii includ penalizări în oferte, penalizări legate de condiţii complexe.

Adesea, aceste condiţii sunt imposibil de îndeplinit de orice companie de securitate privată. Rezultă, , că respectivii clienţi includ penalizări ca mecanism de reducere a preţurilor ca si obiectiv principal, legându-l (pretul)   de indeplinirea unor condiţii complexe care uneori sunt nerealiste sau nu au legatura cu obiectul contractului. În loc să includă penalizări pentru condiţii complexe, o abordare mai productivă către asigurarea calităţii ar fi includerea unui bonus pentru buna îndeplinire a contractului. În cele din urmă, atunci când clienţii includ condiţii complexe sau ilegale care nu pot fi îndeplinite de orice companie de securitate privată, aceştia refuză să plătească pentru servicii sau le plătesc numai parţial, întrucât pentru ei acest lucru înseamnă neîndeplinirea contractului. Această practică trebuie evitată.

Preţuri fixe:

Companiile de securitate privată au experienta unor licitatii în care sunt incluse preţuri fixe care îi obligă să menţină acelaşi preţ fix pe toată durata contractului, care contract este de cele mai multe ori de lungă durată.

Mai mult, uneori, în oferte o parte din preţ este fixă, prin stabilirea, de ex., a unui preţ pentru cât ar trebui să coste un agent de pază.

Pentru serviciile de securitate privată, trebuie să existe ca opţiune o posibilitate de adaptare a preţurilor.

Acest lucru se datorează unor factori precum schimbările legislative care necesită investiţii suplimentare, contractele colective de muncă, indexarea salariilor şi inflaţia, care influenţează preţul serviciilor de securitate.

Prin urmare, prin includerea de preţuri fixe ca şi condiţie obligatorie în ofertă şi/sau contracte, acest lucru va însemna adesea că respectivele companii de servicii de securitate privată vor trebuie să ajungă la un compromis în ceea ce priveşte unul sau mai multe dintre punctele menţionate mai sus, ceea ce, în final, va duce la servicii de calitate scăzută, de ex., neîndeplinirea contractului sau un incident survenit din cauza securităţii insuficiente. In aceste conditii i posibilitatea de a a se confrunta cu un conflict de munca este un risc real pentru cumpărător, dacă opţiunea de a adapta preţurile nu este inclusă de la început în contracte.

Licitaţie electronică:

Din experienţă, licitaţiile electronice sunt utilizate adesea ca instrument pentru a scădea preţurile către cea mai mică ofertă.

Pentru servicii de securitate privata în care protecţia şi securitatea reprezintă esenta afacerii, licitaţiile electronice nu sunt un instrument adecvat, în special dacă obiectivul lor de bază este de a duce preţurile în jos. Ar putea fi o procedură   potrivită numai atunci când calitatea este bine definită prin intermediul întregului proces.

Reorganizarea licitaţiei şi negocierea după ce preţurile au fost oferite:

Multe companii de securitate privată au experimentat cazuri în care, după depunerea propunerii pentru   oferta   iniţială   împreună   cu

estimarea preţului, cumpărătorul reorganizează licitaţia pentru a scădea preţurile.

Această practică nu trebuie aplicată serviciilor de securitate privată întrucât va pune în pericol securitatea cetăţenilor şi clienţilor. În sectorul nostru, le recomandăm cumpărătorilor   să ceară cea mai bună ofertă de preţ încă de la început şi nu ca parte a unor proceduri îndelungate, pentru că acest lucru nu va duce decât la scăderea calităţii.

Mai mult, experienţa în ceea ce priveşte procedura de negociere nu a fost pozitivă pentru industria serviciilor de securitate privată. În licitaţii recente pentru servicii de securitate privată, în momentul încheierii fazei de selecţie, procedura de atribuire a constat în diferite etape de negocieri în care cumpărătorii negociază cu diferiţi ofertanţi pe baza celui mai mic preţ oferit. Această practică subminează calitatea serviciilor furnizate.

Securitate in Romania: www.securitateinromania.ro

Constantin Iordache, Consultant Securitate