1. Fă un singur lucru odată
Atunci când facem mai multe lucruri deodată suntem predispuşi greşelii. Mintea umană nu e chiar uşor de controlat şi câteodată trece mai greu de la o acţiune la alta. În practică însă se întâmplă să ne iasă fără greşeli chiar dacă lucrăm în paralel la două, trei sau chiar mai multe lucruri.
Ceea ce nu reuşim atunci când facem mai multe lucruri simultan este să estimam durata de finalizare a fiecăruia în parte, costul sau chiar calitatea în anumite cazuri.
Dacă nu oferim răspunsuri clare la întrebări cum ar fi “cât mai durează” sau “cât va costa”, vom împinge lucrurile în zona incertitudinii şi vor apărea situaţii conflictuale.
Dacă ne gândim la munca unui angajat, acesta are de pierdul când nu poate răspunde șefului la întrebarea ”cât mai durează”. În lipsa unui răspuns ferm sau, mai rău, în cazul unui răspuns care se va dovedi eronat, șeful va evalua negativ situaţia, în pofida faptului că se munceşte foarte mult şi toată lumea îşi doreşte succesul.
2. Studiază bine problema
Planificarea este cheia succesului unui proiect. Deşi proiectele, prin natura lor sunt unice, planificării i se atribuie un procent important din costul şi timpul total alocat execuţiei.
Câteva motive pentru care planificarea este necesară:
• Cu fiecare oră alocată planificării, sunt prevenite 6-8 ore de muncă greşită.
• Legea lui Gresham 1 : Dacă planificarea iniţială se face prost, creşterea problemelor de zi cu zi va împiedica în cele din urmă o replanificare corectă.
• Regula 10/10: Din timpul alocat întregului proiect, 10% trebuie alocat planificării, iar din costul
total al proiectului 10% trebuie alocat tot planificarii.
Japonezii alocă chiar mai mult timp planificării, rezultatele fiind mai bune, respectiv un procent de 25% proiecte sunt terminate la timp, faţă de cele numai 10% ale europenilor şi americanilor.
Tu cât timp aloci planificarii?
3. Invaţă să asculţi
“Avem două urechi şi doar o gură, pentru a putea asculta de două ori mai multe decât putem vorbi.” Epictet
• Ascultă ceea ce se spune fără a anticipa, şi doar în context.
• Pentru a se putea urmări firul celui care vorbeşte este necesară o bună înţelegere. Întrebările sunt un bun semn că ascultătorul urmăreşte şi înţelege. Întrebările pot arăta şi interesul celui care
ascultă.
• Limbajul corpului poate inhiba pe cel care vorbeşte. Jocul cu pixul, bratele încrucişate, picior peste picior, sunt doar câteva dintre poziţiile care creează bariere în comunicare. Indicat este să fie privită direct persoana care vorbeşte, însă fără a o fixa, pentru a nu intimida.
• Persoana care vorbeşte are nevoie de un spaţiu personal, care nu trebuie în niciun fel invadat.
• Cel care vorbește nu trebuie întrerupt. Dacă ideile sunt prea lungi şi se pierde firul, un mic semn al corpului va da de înţeles că e nevoie de o clarificare.
• În cazul unei comunicări mai ample, sau a unei şedinţe, este indicat să se facă un rezumat al celor ce s-au discutat. În cadrul echipei de proiect elaborarea rezumatului cade în sarcina unui membrucare are datoria de a-l transmite în scris tuturor.
“Nimeni n-ar mai vorbi mult în societate dacă ar şti cât de des i-a înţeles greşit pe alţii.” Goethe4
4. Învaţă să pui întrebări care să nu deranjeze
Întrebările care deranjează constrâng interlocutorul să ofere răspunsuri trunchiate. Studiile arată că atunci când se empatizează cu interlocutorul, acesta vorbeşte mult mai deschis. În general, întrebările pozitive atrag răspunsuri pozitive.
“Oamenii de succes pun întrebări mai bune, şi ca rezultat, primesc răspunsuri mai bune.” Tony Robbins
5. Fă distincţia între logic şi ilogic
Logica s-a născut în Grecia antică şi este o disciplină filozofică. Astfel, Democrit aproximativ între anii 460-370 î.e.n., pornind de la cercetările naturii a fost determinat să studieze inducţia, analogia, ipoteza şi a formulat legea raţiunii suficiente.
Logica urmăreste cunoaşterea exactă, dând la o parte conţinutul informal, afectiv şi volitiv, luând în considerare numai forma raţională şi obiectivă a gândirii. Logica de bază se caracterizează prin trei metode fundamentale: standardizarea, simbolizarea şi formalizarea.
In special urmărim la cel care vorbeşte dacă: este subiectiv vs. obiectiv, dacă foloseşte rapoarte (fie ele si procentuale) vs. mărimi absolute, daca are o doctrină vs. convingere personală, dacă foloseşte din abundență superlavtive, dacă “sare de la un subiect la altul”, dacă se identifică cu un grup sau este independent, dacă foloseşte metafore în exces sau dacă lasă în mod voit loc interpretărilor.
Aceste tehnici pot fi folosite atât involuntar cât şi voluntar de către cel care vorbeşte, poate lua chiar mai multe roluri în acelaşi timp şi poate manipula, mai mult sau mai puțin intenționat.
Într-o societate în care informaţiile curg pretutindeni şi cresc în volum, filtrul logicii trebuie să fie folosit cu mare atenţie.
6. Acceptă schimbarea ca inevitabilă
Ce este de fapt schimbarea? O deviaţie de la lucrurile deja planificate, un nou viitor care ne poate include mai mult sau mai puţin, după cum este soarta fiecăruia. În zilele noastre, atât persoanele cât şi companiile care au fost proactive, care au îmbrăţişat schimbarea, au fost de cele mai multe ori şi cele care au cunoscut succesul. Este un proces firesc de evoluţie, vechi de mii de ani, prin care trecem atât ca indivizi,
cât şi ca organizaţii. Acum, progresul tehnologic şi informatic imprimă un ritm alert al schimbării în
întreaga societate. Managementul de Proiect are o ramură dedicată Managementului Schimbării. Deși tehnicile abordate pot fi complicate în cazul proiectelor mari, cel mai important aspect faţă de schimbare este să se asigure acelaşi plan de lucru pentru toţi membrii organizaţiei, cu alte cuvinte toată lumea să aibă ultima versiune a planului de lucru, altfel unii vor executa proceduri vechi pe planuri vechi, cu consecinţe dezastruase.Din păcate schimbarea este percepută, de cele mai multe ori, ca o situație negativă, pentru simplul fapt că,
neputând fi prevăzută, evident că nu poate fi nici controlată. Schimbarea implică şi riscuri.
Referitor la schimbare, Managementul de Proiect oferă în literatura de specialitate, următoarele abordări structurate în ramura de Managemet al Riscului:
• Evitarea riscului – înlăturarea totală a riscului;
• Reducerea riscului – măsuri ce se iau pentru diminuarea probabilităţii de materializare a riscului sau a impactului acestuia;
• Transferarea riscului – o practică cunoscută o reprezintă încheierea unor asigurări (cea mai
utilizată este asigurarea mărfii pe durata transportului sau a depozitării);
• Întocmirea unor planuri de rezervă – cunoscut si sub numele de Plan B, acesta intră în execuţie în momentul materializării riscului;
• Acceptarea riscului – atunci când riscul se materializează şi nu se poate face nimic pentru
reducerea lui, cel mai bun lucru este să se monitorizeze cât mai bine situaţia, pentru că se pot trage concluzi pentru evitarea următoarelor greşeli.
7. Admite greşelile
Nu suntem perfecţi, asta o ştim cu toţii. Cel mai bine este să ne spunem “asta e”, să o notăm undevapentru a observa mai apoi statistic dacă ne încadrăm într-o rată normală a greşelilor sau este ceva ce trebuie schimbat radical sau îmbunătăţit substanțial.
Greşelile trebuiesc recunoscute imediat, chiar şi în faţa clienţilor. Dacă le ascundem sub covor, efectele negative sunt mult mai mari în cazul în care se vor descoperi. De cele mai multe ori greşelile recunoscute fac loc unei punţi umane de dialog între organizaţie şi client. Adesea ne este frică să recunoaştem greşela pentru că există şi indivizi care speculează slăbiciunile şi care “lovesc când eşti jos”. Vă sună cunoscută practica?
Un amplu regulament (datat încă din 1128 e.n.) aparţinând uneia dintre cele mai cunoscute organizaţii din Europa, specifica clar că dacă un coleg a greşit, să i se atragă atenţia “între patru ochi”, iar dacă acesta nu recunoaşte greşeala, să fie chemat un al treilea, iar dacă persistă, abia atunci să fie mustrat public.
Chiar dacă valorile noastre s-au schimbat, onoarea, stima, armonia sunt valori care mai duc si astăzi la stări de depresie/bucurie sau chiar la suicid/exaltare. Suntem obligati prin urmare să fim atenţi cu acestea.Toata lumea greșește, problema e cât de des o facem şi dacă învăţăm ceva din greşeli.
8. Vorbeşte deschis
Barierele de comunicare reprezintă un studiu complex, însă voi da un exmplu des întalnit, cel al limbajului specific anumitor categorii sociale, numit şi jargon.
În anii trecuţi erau amuzante limbajele de lemn ale politicienilor. Uneori folosit şi pentru a crea o aură superioara “greu de înţeles”. În ultimii ani însă tinerii de liceu sunt cei ce dau bătăi de cap în privinţa exprimării. Simplifică cuvinte, sau uneori propoziţii întregi, după reguli numai de ei știute, amestecă engleza cu româna şi nu folosesc virgula. Diacriticile sunt de-a dreptul defăimătoare, însă în privinţa asta chiar şi o parte din presă poate fi acuzată.
În concluzie, limbajul trebuie calibrat în funcţie de receptor. Un limbaj elevat poate fi de neînteles, sau mai rău, poate deranja...
Pentru preîntâmpinarea neîntelegerilor, trebuie evitat şi limbajul cu subînţelesuri, atât de des folosit la noi, în special la talkshowrile interminabile, cu scopul de a „arunca pisica” în curtea celuilalt.
Limbajul deschis poartă amprenta eficienţei. Popoarele care vorbesc mai deschis (care negociază mai puţin spre exemplu) sunt mai eficiente.
9. Fii calm
Stresul ne face viaţa mai urâtă şi mai scurtă.
Într-o lume ideala am putea să evităm situaţiile stresante astfel încât să ne bucurăm de o viaţă liniştită însă ştim că acest lucru e imposibil. De aceea trebuie să învăţăm să controlăm raspunsul organismului la stres astfel încât să diminuăm efectul acestuia asupra sănătăţii noastre fizice şi mentale. Acest lucru se poate face cu ajutor unor tehnici de eliberare a stresului precum relaxarea progresivă a musculaturii, respiraţii profunde, meditaţie.
Îmi aduc aminte că la scurt timp după atentatele de la 11 septembrie, l-am văzut la televizor pe G.W. Bush alergând. Mă gândeam cum poate să o facă într-o situaţie atât de încordată. După 5 ani am început şi eu să alerg iar, la o lună - doua am constatat că eram din ce în ce mai relaxat. După 15 minute de alergat scăpam în sfârşit de toate gândurile care mă urmăreau pe parcursul zilei. După o vreme am constatat că nu sunt singurul, că aceasta este defapt o tehnică bine cunoscută de relaxare. Am auzit că acelaşi tip de terapie îl practică şi cei care cântă.
Exista pe internet milioane de pagini cu tot felul de metode de relaxare, probabil mai bune decât alergatul.
Daca veţi experimenta totuşi golirea de gânduri într-o perioadă stresantă, să ştiţi că milioane de oameni o trăiesc in același moment.
10. Zâmbeşte
Un zâmbet nu costă nimic pe cel care îl oferă, însă înseamnă mult pentru cel care îl primeşte. În plus, face bine muşchilor feţei. Zâmbetul aduce lumină şi frumuseţe chipului, iar cei care zâmbesc mai des îmbătrânesc mai frumos. Putem crea un mediu de lucru pozitiv dacă zâmbim mai des şi dacă apărem mai fericiţi în loc să fim epuizaţi de stres. Cu cât atmosfera este mai pozitivă, cu atât oamenii lucrează mai bine.
Putem zâmbi oricând, dealtfel fericirea este un precursor al succesului, nu rezultatul lui.
Psihologia Pozitivă (o ramură relativ nouă a psihologiei), caută să ofere soluţii pentru o viaţă mai plăcută, nu doar să trateze bolile mentale. Aceasta relevă în urma studiilor că, 75% din succesul de la locul de muncă se datorează următoarelor trei lucruri:
• Cât de bine ne putem controla nivelul de energie şi de stres în mod pozitiv, astfel încât stresul să ne activeze în loc să ne epuizeze
• Cât de bine ne construim şi utilizăm o reţea socială de sprijin
• Cât de mult credem că ceea ce facem contează în rezultatele, obiectivele comune pe care ni le-am propus
Restul de 25% ţine de inteligenţa fiecăruia.
Despre zâmbet s-ar putea scrie mult, gândiţi-vă numai la statuile antice, la sfincşii atât din mesopotamia cât şi la cei egipteni, toţi şi toate ne zâmbesc. Dacă nu ne-ar zâmbi nu ne-am mai îngrămădi an de an prin muzee ca să le admirăm.
Managementul Resurselor Umane arată clar că banii nu pot motiva la nesfârşit. Există o limită după care personalul angajat nu mai răspunde motivaţional cu acelaşi randament cu care cresc beneficiile materiale.
Un bun manager trebuie să ştie să îşi motiveze echipa. Recunoaşterea, aprecierea, chiar şi un simplu zâmbet pot fi de un real folos, mai ales când situaţia financiară nu permite o altă recompensă.
Cele mai mari războaie nu s-au câştigat cu bani, ci cu decoraţii.
Sursa: Cum sa lucrezi mai bine?
