Digitalizarea companiilor este inevitabilă, dar, în prezent, există mai multe discuții decât acțiuni concrete în această privință, potrivit unui studiu Xerox, care a inclus 600 de experți IT din companii mari din Europa de Vest și America de Nord.

Conform raportului“Digitalizarea la locul de muncă”, trecerea de la hârtie la procese digitale depinde de fiecare companie în parte, cu toate acestea, mulți dintre respondenți recunosc că încă nu se simt pregătiți să facă acest pas.

Principalele preocupări ale respondenților legate de procesele pe hârtie sunt costurile (pentru 42% dintre respondenți) și securitatea (42%).

Participanţii la studiu preconizează că, în medie, în următorii doi ani, doar 9% din procesele de business cheie vor utiliza hârtia. Cu toate acestea, peste jumătate (55%) dintre respondenți recunosc că procesele din companiile lor se bazează, în mare parte, pe hârtie, dar doar o treime (29%) mai folosesc hârtia pentru a ține legătura cu clienții, în locul email-ului sau canalelor de social media.  

În același timp, 41% dintre respondenți sunt conștienți că trecerea la fluxuri de lucru digitale va micșora costurile companiilor, iar 87% consideră că au la dispoziție resursele și abilitățile necesare pentru a face acest pas.   “Companiile anticipează un viitor digital flexibil și dinamic, dar procesele actuale de business stau, încă, sub semnul hârtiei”, a spus Andy Jones, vice president, Workflow Automation, Large Enterprise Operations, Xerox. “Discrepanța dintre viziunea unei companii și etapele necesare trecerii la mediul digital a îngreunat procesul digitalizării.”

În ceea ce priveşte procesele de automatizare, aproape trei sferturi dintre respondenți spun că au identificat deja zonele în care este necesară automatizarea. Mai exact, zonele cel mai probabil să devină complet automatizate sunt: contabilitatea (38%), raportarea cheltuielilor (37%), creanțele (36%) și serviciile de customer care (35%).

Cu toate acestea, raportul a identificat câteva aspecte de bază pe care multe companii nu le-au luat în considerare, chiar dacă își doresc să implementeze procese automatizate și fluxuri de lucru digitale în companiile lor. Conform studiului, aceste aspecte sunt:

• 40% dintre respondenți nu au implementat încă soluții mobile de lucru
• 47% nu au introdus sau optimizat serviciile cloud
• 45% nu au încorporat sau îmbunătățit încă analize predictive prin big data

În multe cazuri, digitalizarea sau revizuirea proceselor pe hârtie, înainte de a face propriu-zis trecerea la automatizare, va produce rezultate mai bune.

Analizarea obiceiurilor de imprimare ale angajaților, de exemplu, furnizează informații vitale despre oportunitățile de digitalizare în zonele cu consum crescut de hârtie.

De asemenea, conform raportului, 90% dintre respondenți au declarat că au la dispoziție instrumentele necesare analizării obiceiurilor de imprimare ale angajaților, dar doar jumătate dintre ei (45%) chiar folosesc aceste instrumente.