In conditiile unor presiuni crescute de reducere a costurilor, crestere a eficientei si implementare a unui mediu de control intern care sa faca fata riscurilor emergente si sa previna pierderile de orice fel, se impune identificarea de catre management a unor solutii si instrumente care nu au mai fost folosite pana in prezent.

Monitorizarea Continua/Auditarea Continua (MC/AC) reprezinta un concept relativ nou care presupune colectarea de informatii din business in timp real si in mod continuu, cu ajutorul tehnologiei IT.

Conform unui studiu recent efectuat de KPMG la nivel international in randul unui numar de sapte sute de organizatii din regiunea EMA (Europa, Asia Mica si Africa), incluzand Romania, au reiesit 6 concluzii principale in ceea ce priveste adoptarea noului concept ca instrument de monitorizare a riscurilor de afaceri, dupa cum urmeaza:

1. Implementarea unui sistem de Monitorizare Continua/Auditare Continua faciliteaza supervizarea in timp real a operatiunilor, detectarea si corectarea disfunctionalitatilor in procesele de afaceri si identificarea rapida a punctelor de imbunatatit.
2. Procesele repetitive si susceptibile la risc, precum raportarea financiara catre management necesita un control sporit care poate fi realizat in mod direct de MC/AC.
3. Auditorii interni introduc cel mai adesea pentru prima data MC/AC intr-o organizatie intrucat acest concept le eficientizeaza munca si le accentueaza valoarea adaugata adusa afacerii.
4. Desi majoritatea organizatiilor recunosc necesitatea de a putea identifica rapid situatiile in care masurile de control nu functioneaza, rata de adoptare a unei forme de MC/AC este inca scazuta.
5. Cea mai importanta bariera in implementarea conceptului MC/AC o reprezinta lipsa unui set complet de informatii cu privire la instrumentele IT ce pot fi folosite in acest sens.
6. Se observa o tendinta de crestere a interesului de a investi in proiecte de implementare a unei forme de MC/AC.   

"Evolutia fireasca a unei functii de audit intern in contextul economic actual consta in utilizarea in mai mare masura a facilitatilor oferite de tehnologia IT", afirma Georgiana Iancu, Senior Manager, KPMG Romania.

"Experienta auditorilor interni in a efectua analize complexe de date cu scopul de a identifica iregularitati si deviatii de la un mediu de control intern solid a contribuit la mesajul transmis catre management cu privire la necesitatea implementarii unui sistem care sa ofere informatii conducerii si actionariatului nu doar la cerere si in momente predefinite, ci de o maniera continua. in acest fel, reactia la eventuale anomalii de business ar fi una in timp real, cu costuri reduse si cu un efect imediat vizibil", mai spune Georgiana Iancu.

Aceasta arata ca aprobarea defectuoasa a unei tranzactii cu o valoare semnificativa poate fi identificata in prezent dupa cateva luni de la initierea acesteia si doar daca a fost selectata intr-un esantion de testare a auditorului intern. in conditiile implementarii unui sistem de MC/AC, initierea unei astfel de tranzactii presupune alertarea in timp real de catre sistemul informatic a managementului superior si a auditorului intern.

Managerul care primeste alerta investigheaza imediat circumstantele aprobarii eronate si ia masurile care se impun, iar auditorul intern doar se va asigura ca acest caz de nerespectare a limitelor de aprobare stabilite prin proceduri interne a fost abordat corespunzator de management si va raporta acest lucru catre Consiliul de Administratie.

Operatiunile care beneficiaza cel mai mult de Monitorizarea Continua si Auditarea Continua

Potrivit studiului citat, procesele de afaceri care s-ar preta cel mai bine la o monitorizare prin intermediul MC/AC sunt cele de Raportare Financiara catre management si de Trezorerie si gestionare a disponibilitatilor.

Richard Perrin, Partener KPMG Romania, afirma in acest sens ca „ariile de business unde se pot observa cele mai semnificative beneficii ale implementarii MC/AC sunt: inregistrarile contabile manuale, fluxul de achizitii - de la initiere la plata, fluxul de vanzari – de la comanda la incasare, gestionarea stocurilor, evidenta timpului si a cheltuielilor".

Ca un exemplu, organizatiile care utilizeaza MC au posibilitatea de a-si organiza procesul de achizitii astfel incat furnizorii sa nu fie platiti mai repede decat prevad termenii contractuali. MC permite conducerii sa vizualizeze in timp real data achizitiei, termenul de plata al facturii si data platii.

"Automatizarea proceselor manuale pentru a identifica problemele din timp si a preveni escaladarea acestora, faciliteaza economisirea unor resurse importante care altfel ar fi consumate pentru o remediere ulterioara. Organizatiile care iau in serios monitorizarea continua vor putea folosi la maximum avantajele oferite de noile tehnologii IT. AC/CM le va ajuta sa obtina asigurari suplimentare cu privire la calitatea proceselor de afaceri, va evita surprizele si va asigura derularea acestor procese cat mai fiabil si mai eficient posibil", explica Perrin.

Principalele scopuri pentru care firmele aplica Auditarea Continua si Monitorizarea Continua

Studiul KPMG arata ca majoritatea organizatiilor folosesc in prezent metode conventionale, ca de exemplu teste aleatorii si declaratii din partea managementului pentru a oferi asigurare asupra eficacitatii masurilor de control adoptate.

Numai un numar limitat de companii monitorizeaza controalele si tranzactiile in mod automat si continuu. Cu toate acestea, se observa un interes din ce in ce mai crescut in a investi in urmatorii 2 ani in implementarea MC/AC, cu precadere in proiecte-pilot cu valori pana in 100.000 euro.

„Implementarea MC/AC poate reprezenta un proces complicat, dar investitia de timp si resurse va fi deosebit de valoroasa in dezvoltarea pe termen lung a organizatiei. Odata introdus acest concept, managementul va simti ca are un control mult mai bun asupra proceselor de care este responsabil si va putea planifica cu mai multa incredere cresterea afacerii", a declarat Richard Perrin.

"Experienta noastra in a-i ajuta pe clienti sa identifice cele mai adecvate solutii IT pentru MC/AC, in definirea rapoartelor de management si a controalelor interne care sa fie monitorizate in mod continuu si integrarea acestora cu initiativele existente legate de guvernanta, risc si conformitate, ne-a demonstrat ca MC/AC reprezinta intr-adevar tendinta spre o transparenta mai mare si un control mai bun al afacerii intr-o maniera sustenabila", concluzioneaza Perrin.