Cand vine vorba de arhivarea electronica a documentelor, multe organizatii au diferente de opinii intre departamentul IT si juridic. Potrivit unui studiu din 2015 al Baseline Magazine, 65% din responsabilii IT sunt multumiti de modul in care compania lor determina ce arhiveaza electronic, in timp ce doar 20 % din consilierii juridici au aceeasi parere. De unde diferenta de opinie?
In procesul de arhivare electronica, departamentele IT se concentreaza, in general, pe trei obiective:
- costurile procesului de arhivare electronica a documentelor
- functionalitatea si caracteristicile softurilor de arhivare
- modul de implementare a softurilor de arhivare electronica
Pe de alta parte, departamentele juridice sunt in primul rand axate pe diminuarea riscurilor de pierdere a date si tind sa se concentreze asupra acestor trei lucruri :
- respectarea legilor si reglementarilor in domeniu
- diminuarea potentialelor taxe si atentia asupra eventualelor amenzi aplicate pentru nerespectarea legii
- regasirea eficienta a informatiilor si a documentelor atunci cand apar litigii sau controale.
Deci, cine are dreptate? IT-istii sau juristii? Raspunsul este: niciunii.
Cu scopul de a eficientiza arhivarea documentelor, o organizatie trebuie sa aiba o abordare interdepartamentala pentru acest proces . Cu alte cuvinte, IT – ul si Juridicul trebuie sa lucreze impreuna pentru a crea o strategie de arhivare a documentelor ce satisface nevoile generale ale organizatiei.
In timp ce nevoia de arhivare electronica continua sa crească si tehnologiile continua sa evolueze, importanta unei conlucrari a celor doua departamente va continua , de asemenea, sa creasca .
Organizatiile care au investit in solutii personalizate de arhivare electronica a documentelor recunosc randamentul acestor investitii (in multe cazuri, cele sapte zerouri se deduc prin atenuarea riscurilor si a costurilor de operare), mai ales cand au adoptat colaborarea interdepartamentala pentru arhivarea documentelor.
Stefadina Comserv SRL este o companie ce activeaza de 20 ani in domeniul managementul documentelor - practica profesionala de administrare a inregistrarilor (documentele in format fizic si electronic) unei organizatii pe tot parcursul existentei lor, din momentul intocmirii acestora, pentru atingerea scopului pentru care au fost create si pana la distrugerea lor.
www.stefadina.ro
